Политика обработки персональных данных

ПОЛИТИКА

обработки персональных данных

ООО «ВиЭфЭс Бай»

Общество с ограниченной ответственностью «ВиЭфЭс Бай» (далее – ООО «ВиЭфЭс Бай» или Общество) – часть группы компаний VFS Global, которая является крупным поставщиком аутсорсинговых и технологических услуг для правительств и дипломатических представительств по всему миру.

Общество выполняет исключительно административную функцию, связанную с приемом документов у граждан, обращающихся в дипломатические миссии для выдачи виз, оказывает дополнительные услуги в соответствии с существующими обязательствами с правительствами/дипломатическими миссиями иностранных государств. Общество не участвует и не влияет на принятие решений дипломатическими миссиями.

ГЛАВА 1

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ. СФЕРА ДЕЙСТВИЯ

• 1.1. Общество уделяет особое внимание обеспечению защиты персональных данных. Учитывая специфику деятельности Общества, в рамках своих процессов оно руководствуется не только законодательством Республики Беларусь, но и иностранным законодательством (в частности, Общим регламентом по защите данных (ЕС) № 2016/679, Визовым кодексом Европейского Союза).

• 1.2. Настоящая Политика обработки персональных данных (далее – Политика) описывает, как и для каких целей персональные данные собираются, используются или иным образом обрабатываются Обществом. Она определяет права, имеющиеся у лиц, чьи персональные данные обрабатываются, а также механизмы их реализации.

• 1.3. Настоящая Политика применяется к отношениям, связанным с обработкой Обществом персональных данных пользователей сайта https://vfsglobal.by (далее – Сайт), заявителей на всех этапах подачи документов на получение визы, посетителей помещений визовых центров, лиц, подающих Обществу обращения, кандидатов на трудоустройство, контрагентов Общества (далее – субъекты персональных данных).

• 1.4. Настоящее Положение не применяется к обработке персональных данных работников Общества в процессе трудовой деятельности; к обработке персональных данных в процессе видеонаблюдения в визовых центрах; к обработке cookie-файлов.

• 1.5. Информация об Обществе:

  Наименование Общества: ООО «ВиЭфЭс Бай»;

  Юридический и почтовый адрес Общества: Республика Беларусь, 220006, г. Минск, ул. Бобруйская, 6/7 (ТЦ «Галилео», 5 этаж);

  Адрес в сети Интернет: https://vfsglobal.by

  Общий e-mail: [email protected]

• 1.6. Используемые в настоящей Политике термины имеют значение, указанное в Законе Республики Беларусь от 7 мая 2021 г. № 99-З «О защите персональных данных» (далее – «Закон»), а также:

  Дипломатическая миссия (или миссия) – дипломатическое представительство или консульское учреждение иностранного государства, ответственное за выдачу виз, в рамках существующих отношений с которым Общество оказывает поддержку гражданам при подаче ими документов для получения виз.

• 1.7. Контроль за исполнением требований Политики осуществляется лицом, ответственным за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных в Обществе. По вопросам реализации положений настоящей Политики можно обратиться к нему, направив сообщение на электронный адрес [email protected]

ГЛАВА 2

ПОРЯДОК И УСЛОВИЯ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

• 2.1. Общество осуществляет обработку только тех персональных данных, которые необходимы для выполнения заявленных целей, и не допускает их избыточной обработки. Детально информация об обработке указывается в Приложении к настоящей Политике (далее – Приложение).

• 2.2. В рамках некоторых процессов (как указано в Приложении) Общество выступает в качестве Уполномоченного лица, т.е. оно обрабатывает персональные данные по поручению иных субъектов (операторов). Именно они определяют цели, условия обработки и объем обрабатываемых данных, непосредственно ответственны перед субъектом за обработку. Общество как Уполномоченное лицо связано инструкциями подобных лиц, обязано им следовать.

  Например, список документов, необходимых для обращения за визой, всегда определяется правительством/дипломатической миссией и зависит от страны, в которую подаётся заявление. Именно правительство/дипломатическая миссия определяют цель и условия обработки персональных данных, которые будут собраны, обработаны и переданы Обществом в рамках процесса подачи заявления на получение визы. Это означает, что оператором в отношении данного процесса является правительство / дипломатическая миссия иностранного государства, а Общество выступает Уполномоченным лицом. Аналогично Общество выступает Уполномоченным лицом при сборе биометрических данных в рамках обработки заявлений на получение визы (в т.ч. получает согласие на обработку отпечатков пальцев от имени правительства / дипломатической миссии). Подробную информацию о том, как соответствующее правительство/дипломатическая миссия обрабатывает персональные данные заявителей, можно получить, перейдя на сайт соответствующей дипломатической миссии.

• 2.3. Общество осуществляет обработку персональных данных как с использованием средств автоматизации (т.е. в электронном виде), так и без их использования c совершением следующих действий с персональными данными в зависимости от цели (целей) обработки: сбор, систематизация, хранение, изменение, использование, обезличивание, предоставление (в т.ч. трансграничная передача), удаление (уничтожение), иные действия, совершаемые в соответствии с применимым законодательством.

• 2.4. В случаях, когда для обработки персональных данных отсутствует иное правовое основание, Общество получает согласие субъекта персональных данных.

• 2.5. Хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей идентифицировать субъекта персональных данных не дольше, чем этого требуют заявленные цели обработки. Сроки хранения определяются с учетом требований законодательства, специфики деятельности Общества и его обязанности действовать, принимая во внимание требования дипломатических миссий, иностранного законодательства и указываются в Приложении к настоящей Политике.

  По истечении установленных сроков хранения документы, содержащие персональные данные, уничтожаются, а персональные данные, содержащиеся в информационных системах (ресурсах), удаляются.

ГЛАВА 3

ПЕРЕДАЧА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ ТРЕТЬИМ ЛИЦАМ (УПОЛНОМОЧЕННЫМ ЛИЦАМ). ТРАНСГРАНИЧНАЯ ПЕРЕДАЧА

• 3.1. Уполномоченные лица

• 3.1.1. Общество привлекает следующие категории уполномоченных лиц для обработки персональных данных:

  • компании, привлекаемые для оказания дополнительных услуг Обществом (например, услуги курьерской доставки документов, SMS-рассылки);

  • компании, осуществляющие функции колл-центров;

  • компании, осуществляющие функции архивов;

  • компании, иным образом вовлеченные в процессы обработки данных и действующие по поручению и в соответствии с инструкциями Общества (при наличии таковых).

• 3.1.2. Общество проводит анализ привлекаемых для обработки уполномоченных лиц, оценивая их надежность в вопросах защиты персональных данных. Общество ведет учет своих уполномоченных лиц, а также на регулярной основе осуществляет контроль за выполнением ими мер по обеспечению защиты персональных данных, обрабатываемых по поручению Общества.

• 3.2. Трансграничная передача

• 3.2.1. В рамках своей деятельности Общество может передавать персональные данные на территорию иностранных государств.

  Общество может осуществлять трансграничную передачу данных для следующих целей:

  • для выполнения договора, заключенного (заключаемого) с субъектом персональных данных, в целях совершения действий, установленных этим договором. В частности, для обработки заявления субъекта на получение визы, собранная Обществом от имени соответствующей дипломатической миссии информация передается подобной дипломатической миссии (т.е. информация будет передаваться за рубеж – из страны, где заявление подано, в страну, за получением чьей визы обратился субъект);
  • для целей рассмотрения запроса/обращения/отзыва;
  • для контроля и обеспечения повышенной безопасности обработки данных, а также в силу требований дипломатических миссий, Общество может передавать персональные данные заявителей на серверы (облачные хранилища), находящиеся зарубежом.

• 3.2.2. Передача данных осуществляется Обществом на территорию государств, в которых обеспечивается надлежащий уровень защиты прав субъектов персональных данных (перечень установлен Приказом Национального центра защиты персональных данных Республики Беларусь от 15.11.2021 №14 «О трансграничной передаче персональных данных»; примеры стран: страны Европейского Союза, Великобритания, Россия). К подобной передаче применяются общие основания обработки без необходимости получения каких-либо дополнительных разрешений/согласий.

• 3.3. Иные случаи предоставления персональных данных

• 3.3.1. Персональные данные могут быть переданы (в т.ч. на территорию иностранного государства) Обществом уполномоченным государственным органам и организациям, если такое предоставление требуется в соответствии с законодательством (в том числе по запросу соответствующего органа, организации).

ГЛАВА 4

ПРАВА СУБЪЕКТОВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ И МЕХАНИЗМ ИХ РЕАЛИЗАЦИИ

• 4.1. В соответствии с законодательством Республики Беларусь, субъекты персональных данных вправе реализовать в отношении Общества, действующего в качестве Оператора, следующие права (в любое время без объяснения причин):

• 4.1.1. Право на получение информации об обработке персональных данных.

  Субъект вправе получить информацию о наименовании и месте нахождения Оператора, подтверждение факта обработки персональных данных, конкретный перечень обрабатываемых персональных данных, источник их получения, правовые основания и цели обработки персональных данных, срок, на который дано согласие на обработку, наименование и место нахождения уполномоченного лица (уполномоченных лиц), если обработка персональных данных поручена такому лицу (лицам).

• 4.1.2. Право на внесение изменений в персональные данные в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими или неточными. Заявление подаётся с приложением соответствующих документов и (или) их заверенных копий, подтверждающих необходимость внесения изменений в персональные данные.

  При этом, Общество не обязано и не может вносить изменения в персональные данные субъекта, если цели обработки персональных данных не предполагают последующих изменений таких данных.

• 4.1.3. Право на получение информации о предоставлении персональных данных третьим лицам. Субъект вправе получить информацию о том, какие персональные данные и кому (каким третьим лицам) предоставлялись в течение года, предшествовавшего дате подачи заявления. Реализовать право можно один раз в календарный год бесплатно, если иное не предусмотрено законодательством.

• 4.1.4. Право на прекращение обработки персональных данных и(или) их удаление, при отсутствии оснований для дальнейшей обработки персональных данных. Если прекращение обработки и(или) удаление невозможно, Оператором предпринимаются меры по недопущению дальнейшей обработки.

• 4.1.5. Право на отзыв своего согласия на обработку персональных данных. Отзыв согласия не распространяется на обработку, осуществимую до отзыва такого согласия.

• 4.1.6. Право на обжалование действий (бездействия) и решения ООО «ВиЭфЭс Бай», нарушающие права субъекта при обработке персональных данных, в Национальный центр защиты персональных данных. Принятое им решение может быть обжаловано в суд.

• 4.2. Права, указанные выше, могут быть реализованы Обществом только в случаях, когда оно выступает в качестве Оператора обработки персональных данных.

  В тех случаях, когда Общество выступает в качестве Уполномоченного лица (например, в рамках непосредственно процесса приема документов у заявителей от имени дипломатической миссии), в вопросе рассмотрения поступивших обращений оно действует в соответствии с инструкциями соответствующего оператора и оставляет за собой право оставить заявление без рассмотрения по существу, если не уполномочено на дачу ответа оператором (с уведомлением субъекта персональных данных о причинах отказа). Детально с правами и механизмом их реализации, обеспечиваемыми дипломатическими миссиями, можно ознакомиться на сайтах соответствующих дипломатических миссий.

  В целом, в ситуациях, когда оператором выступает иностранная организация, правительство/дипломатическое представительство иностранного государства, права субъектов могут отличаться от указанных в п. 4.1 выше (поскольку к ним применимы положения иностранного законодательства, в частности, положения Общего регламента по защите данных (ЕС) № 2016/679). Права и механизмы их реализации определяются в таком случае соответствующими операторами.

  В любом случае Общество всегда содействует реализации прав субъектов персональных данных и исходит из принципа обеспечения их интересов.

• 4.3. Для реализации прав необходимо подать Обществу заявление в письменной форме либо в виде электронного документа с использованием электронно-цифровой подписи, признаваемой в Республике Беларусь, а в случае реализации права на отзыв согласия – в форме, в которой такое согласие было получено.

  Заявление в письменной форме должно содержать ФИО, адрес места жительства (места пребывания), дату рождения, изложение сути требования, личную подпись либо электронную цифровую подпись.

  Письменное заявление необходимо направить по адресу: Республика Беларусь, 220006, г. Минск, ул. Бобруйская, 6/7 (ТЦ «Галилео», 5 этаж). Заявление в виде электронного документа необходимо направить на адрес электронной почты [email protected].

• 4.4. Ответ на заявление, поданное в соответствии с п. 4.3 Политики, предоставляется субъекту персональных данных в форме, соответствующей форме подачи заявления, если в самом заявлении не указано иное. Срок рассмотрения заявления составляет не более 15 дней после получения соответствующего заявления. Исключение составляет рассмотрение заявления о реализации права на получение информации, касающейся обработки персональных данных, которое будет рассмотрено в течение 5 рабочих дней после получения соответствующего заявления.

• 4.5. Законодательство устанавливает случаи, когда Оператор может отказать в реализации прав, указанных выше. В таком случае Общество уведомляет субъекта в обозначенные сроки о причинах отказа.

• 4.6. Помимо механизма направления заявления в порядке, установленном п. 4.3 настоящей Политики, поскольку Общество является частью группы компаний VFS Global, субъект может воспользоваться единой специализированной формой запроса, касающейся обработки персональных данных, действующей в группе компаний VFS Global, или адресом электронной почты [email protected]. Однако, в данном случае, запрос (и содержащиеся в нем персональные данные) будет обрабатываться в том числе на территории Германии.

• 4.7. При отправлении запроса субъектом любым из способов и недостаточности данных для точной идентификации отправителя, Общество вправе запросить дополнительную информацию, минимально необходимую для точной идентификации. Общество не рассматривает анонимные обращения.

• 4.8. Общество оставляет за собой право оставлять без рассмотрения по существу заявления субъектов персональных данных, предметом которых является реализация прав, указанных в п. 4.1 настоящей Политики, направленных в форме или способами, отличными от указанных в настоящей Главе.

• 4.9. При утрате или разглашении персональных данных Общество информирует субъектов, затронутых утратой или разглашением персональных данных, о данном факте.

ГЛАВА 5

МЕРЫ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ ЗАЩИТЫ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

• 5.1. Общество берет на себя обязательства по защите персональных данных, обеспечивая при этом необходимые меры по правовой, технической и организационной защите персональных данных субъектов. В частности, Общество предпринимает следующие меры:

  • назначает ответственного за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных;

  • разграничивает доступ лиц к персональных данным в зависимости от их функционала;

  • обеспечивает контроль доступа в помещения визовых центров;

  • обеспечивает своевременность удаления (уничтожения) персональных данных в соответствии с установленными сроками хранения;

  • обеспечивает осведомленность работников о защите персональных данных;

  • использует в своей работе технические и организационные меры безопасности обработки данных (в частности, осуществляет техническую и криптографическую защиты персональных данных);

  • регулярно проверяет методы и процедуры передачи данных для обеспечения соответствия политикам и применимому законодательству;

  • осуществляет иные меры защиты, направленные на повышенную защиту данных (в т.ч. в соответствии с международными стандартами).

Приложение к

Политике

обработки персональных данных

ООО «ВиЭфЭс Бай»

ДЕТАЛИ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ В ООО «ВИЭФЭС БАЙ»

Обработка Обществом персональных данных в качестве Уполномоченного лица